Situación inicial / Reto
Grupo Bimbo emprendió la implementación de Oracle Cloud ERP como parte de su estrategia global de transformación digital, con el objetivo de reducir la complejidad operativa, simplificar y estandarizar sus procesos a nivel mundial. Esta iniciativa buscaba fortalecer la administración de datos mediante un entorno digital que garantizara mayor transparencia, efectividad y control. En el caso específico de Bimbo Portugal, se identificó la necesidad de adaptar el sistema a los requerimientos fiscales del país, asegurando el cumplimiento normativo y eliminando la dependencia de procesos manuales o sistemas externos para la gestión de impuestos y la generación de reportes fiscales.
Solución
Como resultado del proyecto, se logró la completa automatización del cálculo de impuestos y de la generación de reportes fiscales, conforme a los requerimientos de Portugal y la Unión Europea. Se configuraron reglas impositivas detalladas, se implementó exitosamente el sistema SAFT-PT, y se automatizaron reportes clave como los Modelos 30, 31 y 32, junto con la comunicación de inventarios y la emisión de documentos de transporte obligatorios. Esta solución eliminó la necesidad de intervención manual de datos, mejoró la precisión de la información fiscal y optimizó significativamente la eficiencia operativa, permitiendo a la empresa cumplir con las normativas locales de forma confiable y oportuna.
Se realizaron las siguientes implementaciones sobre los módulos de Oracle Financials, Taxes, Tax Reporting y Localizaciones (reportes fiscales):
Automatización completa del cálculo fiscal:
Se llevó a cabo la automatización del cálculo de impuestos, adaptado específicamente a las necesidades fiscales de Portugal y la Unión Europea. Se configuraron reglas detalladas para cada localidad, tomando en cuenta las tasas impositivas, las normativas locales y los requerimientos contables de ingresos y egresos.
Implementación de SAFT-PT:
Se automatizaron los procesos de reporte fiscal conforme al Sistema de Auditoría Fiscal y Tributaria Portugués (SAFT-PT). Esto incluyó la contabilidad, la facturación y los documentos de transporte. Con la solución, la empresa puede generar informes detallados y auditables, cumpliendo con los estrictos estándares del SAFT-PT y reduciendo significativamente el tiempo dedicado a la elaboración manual de estos informes.
Reportes fiscales automatizados:
Se implementaron y automatizaron varios reportes fiscales clave, como el Modelo 30 para rentas pagadas a no residentes, la comunicación de inventarios, el Modelo 31 para la declaración de ganancias y pérdidas de capital, y el Modelo 32 para depreciaciones y amortizaciones. Estos modelos permiten una presentación precisa y oportuna de la información fiscal, cumpliendo con los requisitos legales y facilitando las operaciones de cierre.
Documentos de transporte:
Se implementó la generación de los documentos de transporte requeridos en Portugal, como el albarán, el albarán valorizado y la carta de porte.
Flujo de trabajo intercompañía automático:
Se implementó un modelo de flujo de trabajo intercompañía que automatiza tanto los impuestos como el reporte entre las distintas entidades legales del grupo. Esto garantiza que todas las transacciones intercompañía y ajustes fiscales se realicen de manera eficiente, reduciendo la necesidad de intervención manual y minimizando el riesgo de errores.
Eliminación de la manipulación manual de datos:
Uno de los principales beneficios de la solución implementada fue la eliminación completa de la elaboración manual de reportes fiscales. Al reducirse la intervención manual, se disminuyó el riesgo de errores humanos, lo que resultó en una mejora significativa en la precisión de los datos presentados. Además, se optimizó la eficiencia operativa, permitiendo a la empresa concentrar sus recursos en áreas de mayor valor agregado.
Generación de reportes conforme a normativas locales:
La solución incluye la capacidad de diseñar y generar reportes conforme a las normativas fiscales locales, asegurando que la empresa cumpla con todas las regulaciones vigentes. Esto se realiza en tiempo real, con información veraz y actualizada, lo que mejora la capacidad de la empresa para tomar decisiones basadas en datos precisos.
Beneficios en reportes:
La empresa ahora tiene la capacidad de generar informes detallados, tales como el balance de comprobación, así como declaraciones periódicas y recapitulativas de IVA, e informes Intrastat de expedición e introducción. Estos informes cumplen con las normativas locales y están disponibles en tiempo y forma, lo que reduce el tiempo de preparación y aumenta la fiabilidad de la información presentada.
